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BEM Onboarding #7: Kommunikation & Meetingstruktur

So viele wie nötig, so wenige wie möglich - Wer trifft sich wann mit wem?

Published onJul 07, 2022
BEM Onboarding #7: Kommunikation & Meetingstruktur

Unser Team besteht aus einer Vielzahl von Mitgliedern, die über die Welt (v.a. Deutschland, aber ab und an verschlägt es auch Mitglieder von uns in die USA, Kanada, Ghana oder Madagaskar) verstreut zusammenarbeiten. Daher ist die Kommunikation innerhalb des Teams essentiell!

Wo gibt es welche Infos?

Microsoft Teams
Die Hauptkommunikation läuft über unser Team “Berlin Exchange Medicine” auf Microsoft Teams, dem du automatisch nach dem ersten Kontakt mit uns hinzugefügt wirst.
Im Channel “General/ Allgemein” werden Nachrichten mit dem Tag @Berlin Exchange Medicine veröffentlicht, die für alle Teammitglieder relevant sind - wichtige Ankündigungen, Einladungen zu Team-Events, eigene Veröffentlichungen, etc. Meist kommunizieren Mitglieder des Vorstands oder die Editors-in-Chief. Sollten Informationen nur für Teile des Teams relevant sein, werden sie entweder in den spezifischen Channels veröffentlicht (siehe nächster Absatz) oder erhalten einen spezifischen Tag (z.B. @Open Science). Eine Übersicht über alle bestehenden Tags findest du in der folgenden Grafik.
Im “General/ Allgemein”Channel finden auch unsere monatlichen “Big Group Meetings” statt (mehr dazu weiter unten).

Übersicht aller bestehenden Tags


Daneben gibt für jede größere Arbeitsgruppe im Projekt einen eigenen, für alle einsehbaren Channel - z.B. Journal, BEM Tank, Organisation and Development oder Social Media.
Hier konzentriert die Arbeitsgruppe ihre eigenen Dateien, kommuniziert und trifft sich in einem jeweils individuell vereinbarten Rahmen in Meetings.
Teilweise haben die einzelnen Arbeitsgruppen auch eigene WhatsApp-Gruppen. Weitere Infos bekommst du vom Head deiner Arbeitsgruppe.
Bitte achte gemeinsam mit der Gruppe, in der du arbeitest, darauf, dass alle zentralen Informationen auch auf Teams zu finden sind.

Neben den Channels haben sich themen- oder eventspezifische Chatgruppen etabliert, die du im Reiter “Chat” auf Teams finden kannst, nachdem du hinzugefügt wurdest.
Wichtig ist, dass die zentralen Takeaways aus den Chatgruppen an irgendeinem Punkt ihren Weg ins Team finden - entweder in Form eines kurzen Posts im “Allgemein/ General”-Channel oder in einem der “Big Group Meetings”.
Sollte eine Chatgruppe sehr groß werden und sehr rege genutzt werden, bietet es sich an, über einen eigenen Channel im Team nachzudenken. Ergreife sehr gerne die Initiative und komme mit dieser Anregung auf den Vorstand zu.


WhatsApp-Gruppe
Parallel zu unserem Team auf Microsoft Teams gibt es eine allgemeine WhatsApp-Gruppe “BEM Allgemein”, der du ebenfalls hinzugefügt wirst. Wenn das nicht der Fall ist, wende dich unbedingt an den Vorstand.

Neben kurzen Remindern teilen wir hier relative regelmäßig sog. “Weekly Updates”, damit wir alle über die Arbeit und unseren Fortschritt im Team informiert bleiben haben. Einmal in der Woche am Sonntag verfasst ein Mitglied jeder Arbeitsgruppe einen kurzen (stichpunktartigen) Text, in dem sie*er einen groben Überblick über die Arbeit der letzten Woche gibt.

Welche relevanten Meetings gibt es?

Durch die Aufteilung in verschiedene Arbeitsgruppen innerhalb des Teams, finden verschiedene Arbeitsmeetings in unterschiedlichen Zusammensetzungen des Teams statt.

Im Folgenden bekommst du einen kurzen Überblick über die wichtigsten Meetings. Du bist jederzeit willkommen, dich bei all den verschiedenen Meetings dazuzuschalten, um so herauszufinden, wo du dich am liebsten im Team engagieren würdest!

  1. Big Group Meeting

    • Wann? erster Sonntag im Monat

    • Wo? Online per Teams

    • Wer? alle Teammitglieder

    • Was? Alle im Team kommen zusammen, um sich gegenseitig über anstehende Projeke und Ideen auf dem Laufenden zu halten

    • Ansprechpartner*in: Vorstand ⇒ medicine@berlinexchange.de

  2. Section Meetings

    • Wann? Meistens einmal die Woche

    • Wo? Online per Teams

    • Wer? Teilnehmer einer Section

    • Was? Hier werden Section interne Projekte, wie das Betreuen von eingereichten Publikationen besprochen

    • Ansprechpartner*in: Section Editor*innen

    Überblick über die Sections und die Section-Editor*innen:

    Falls du bei einem bestimmten Section Meeting dabei sein möchtest, schreibe die/den jeweilige/n Section Editor*in an und frage, wann das nächste Meeting ist.

    Um eine bestimmte Person zu kontaktieren, schreibe der Person direkt per Mail:
    Beispiel: Max Musterfrau ⇒ max.musterfrau@berlinexchange.de

    Alternativ kannst du den Namen bei Teams im Suchfenster eingeben und im Chat eine private Nachricht schreiben.

  3. Social Media Meetings

    • Wann? alle 2-3 Wochen

    • Wo? Live in Berlin, bei Bedarf ist das Zuschalten online über Teams auch möglich

    • Wer? Social Media Team

    • Was? Kreatives Planen der Öffentlichkeitsarbeit

    • Ansprechpartnerin: Caroline Knop ⇒ caroline.knop@berlinexchange.de

  1. Jours fixes

    • Wann? ursprünglich alle 2 Wochen; aktuell ausgesetzt

    • Wo? Online per Teams

    • Wer? alle Heads der Arbeitsgruppen sowie der Vorstand

    • Was? Besprechung zentraler Arbeitsgruppe-übergreifender Themen

    • Ansprechpartner*in: Vorstand ⇒ medicine@berlinexchange.de


  2. BEMs in Berlin

    • Wann? unregelmäßig regelmäßig

    • Wo? Live in Berlin

    • Wer? alle Berlin-based BEM Mitglieder an einem netten Fleck in Berlin

    • Was? Gemeinsame gute Zeit mit Themen abseits des Journals

    • Ansprechpartner*in: Amelya ⇒ amelya.keles@berlinexchange.de

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